La procedura di Contabilità Generale (EASY-WIN-CG) permette la residenza e la gestione di più ditte contabili sullo stesso supporto, ciascuna codificata con due caratteri alfanumerici. Pur essendo previste procedure di trasferimento (voci del piano dei conti, movimenti, eccetera) da una ditta all’altra e bilanci consolidati fra più ditte, ogni ditta deve essere considerata e gestita come autonoma e indipendente dalle altre. A scelta degli operatori, più postazioni possono lavorare contemporaneamente sulla stessa ditta o su ditte diverse.

Per ogni singola ditta contabile l’operatore indica il periodo di gestione, non necessariamente corrispondente a un intero e singolo anno solare, previsto per la ditta. Apposite procedure automatiche permettono di generare la ditta corrispondente al periodo di gestione seguente quando l’operatore lo desidera, anche se il periodo corrente non è ancora chiuso. L’operatore può registrare operazioni su periodi contabili diversi. Le procedure di chiusura e apertura, anch’esse automatiche, generano i movimenti di chiusura sulla ditta in chiusura e quelli di apertura sulla ditta corrispondente al periodo contabile seguente con l’automatica determinazione dell’utile o della perdita di esercizio. Le eventuali rettifiche sono registrate nel momento in cui risultano note, quindi sulla ditta corrispondente al periodo contabile seguente ed entro la data di presentazione del bilancio di chiusura, e agiscono automaticamente su quest’ultimo e, se riguardano voci patrimoniali, anche sul piano dei conti della ditta sulla quale vengono registrate. La stampa del bilancio può essere fatta, e ripetuta, in ogni momento, tenendo conto di tutte le operazioni registrate. Analogamente e in ogni momento è possibile stampare la simulazione del bilancio di chiusura, in forma ordinaria o secondo la struttura CEE.

Per ogni singola ditta contabile l’operatore indica la valuta di base (Lira o euro) con la quale verrà tenuta la contabilità della specifica ditta. Ciò consente di gestire la contabilità in lire o in euro sin dall’inizio del periodo transitorio lira/euro. I campi vengono automaticamente adeguati al numero dei decimali previsti per la valuta di base, anch’essi indicati dall’operatore. Una particolare funzione sempre accessibile permette all’operatore di effettuare velocemente conversioni da una valuta diversa da quella di base a quest’ultima.

Indipendentemente dalla valuta di base scelta per la ditta, è possibile registrare movimenti/documenti nella valuta di base e anche nella valuta estera originaria. Il già citato convertitore permette la semplice trasformazione degli importi dalla valuta originaria a quella di base. I vari totali sulle voci del piano dei conti interessate possono essere ottenuti nella valuta di base e in tutte le valute estere utilizzate.

Il piano dei conti può essere strutturato sino a nove livelli e contiene anche le voci anagrafiche. Il codice di ogni voce, univoco, va da 1 a 10 caratteri alfanumerici ed è totalmente libero in quanto l’appartenenza di una voce al livello superiore di raggruppamento viene indicata in un campo apposito della voce stessa. Il piano dei conti può essere duplicato da una ditta all’altra. Per ogni voce del piano dei conti (in particolare per clienti e fornitori) è possibile indicare quali sono le informazioni/condizioni ordinarie, da proporre ovunque, di pagamento, banca di appoggio, consegna delle merci, sconti, esenzione IVA, eccetera.

I movimenti possono essere inseriti alla rinfusa in quanto vengono automaticamente ordinati per data registrazione, liberamente indicata dall’operatore ed eventualmente modificabile con apposita procedura. Con un’unica finestra è possibile registrare, in funzione della causale scelta e parametrizzata, movimenti semplici (dare e avere) e documenti complessi (totali e analisi IVA), anche con un lato a diversi ed eventualmente distinti sui nove sezionali IVA disponibili. Gli effetti dei movimenti sono immediati sui vari totali: simulazione di bilancio, singole voci (analitiche e di raggruppamento) del piano dei conti, progressivi IVA delle voci del piano dei conti e della ditta. La correzione o l’annullamento dei movimenti registrati è sempre possibile se gli stessi non sono già stati stampati sui registri bollati o resi non modificabili. E’ comunque sempre ammesso il movimento di storno. I movimenti contabili possono essere duplicati da una ditta all’altra.

Se la causale del movimento contabile lo prevede, è possibile registrare, contestualmente alla registrazione del movimento stesso, anche lo scadenzario conseguente per il quale, a seguito del tipo di pagamento indicato, vengono proposte le scadenze e la suddivisione dell’importo complessivo. Per i movimenti di pagamento è possibile indicare in un elenco i movimenti di scadenzario quali debbano essere dati per pagati, anche parzialmente, piuttosto che considerare per pagati i più lontani sino ad esaurimento dell’importo. Lo scadenzario può comunque essere movimentato separatamente e indipendentemente dai movimenti contabili. La stampa dello scadenzario prevede due formati: quello interno che permette l’analisi delle scadenze a debito o a credito nel tempo per la ditta e quello per l’esterno, eventualmente da inviare ai clienti.

I vari registri bollati (Libro giornale, IVA vendite e acquisti, IVA corrispettivi) possono essere stampati e ristampati quando l’operatore lo desidera. La chiusura IVA può essere effettiva, conseguente cioè alla stampa bollata dei registri IVA, o, altrimenti, simulata. La procedura tiene traccia di tutte le chiusure IVA reali effettuate (Versamenti IVA).

Per ogni voce del piano dei conti (o per tutta la ditta) è sempre possibile visualizzare o stampare la scheda con l’analisi dei movimenti contabili.

La procedura di Magazzino e Documenti (EASY-WIN-MA) permette la residenza e la gestione di più magazzini sullo stesso supporto, ciascuno codificato con due caratteri alfanumerici. Ogni magazzino deve essere considerato e gestito come autonomo e indipendente dagli altri. A scelta degli operatori, più postazioni possono lavorare contemporaneamente sullo stesso magazzino o su magazzini diversi.

Per ogni singolo magazzino l’operatore indica il periodo di gestione, non necessariamente corrispondente a un intero e singolo anno solare, previsto per il magazzino. Apposite procedure automatiche permettono di generare il magazzino corrispondente al periodo di gestione seguente quando l’operatore lo desidera, anche se il periodo corrente non è ancora chiuso. L’operatore può quindi registrare operazioni su periodi di gestione diversi. La procedura di trasferimento delle giacenze, anch’essa automatica, genera i movimenti di riporto giacenza finale del periodo corrente a giacenza iniziale sul magazzino corrispondente al periodo di gestione seguente

Ogni magazzino può essere collegato ad una qualsiasi ditta contabile. Più magazzini possono essere collegati alla stessa ditta. In tal modo è possibile disporre da magazzino dei clienti e dei fornitori previsti nel piano dei conti della ditta. La numerazione automatica di alcuni documenti emessi da magazzino, in particolare fatture ed effetti, viene gestita da contabilità, ovvero è unica per tutti i magazzini collegati alla stessa ditta contabile. I documenti di magazzino che possono avere riflessi contabili vengono automaticamente registrati in contabilità.

L’archivio di magazzino contiene tutti gli articoli gestiti. Ogni articolo viene individuato in modo univoco da un codice composto da 1 a 16 caratteri alfanumerici. Gli articoli possono essere duplicati da un magazzino all’altro. Per ogni articolo vengono mantenute tutte le quantità analitiche (carichi, per acquisto, resi da clienti, scarichi per vendita, ordini a fornitori, etc.) e globali (totale carichi, scarichi, giacenza, etc.) e i relativi valori. Le stesse informazioni, conseguenti ai movimenti/documenti registrati sul magazzino, possono essere ottenute anche per specifica competenza dei movimenti (si veda paragrafo apposito). Gli articoli potranno essere movimentati (opzionalmente) anche in unità di misura diverse. E’ anche prevista la gestione degli articoli sostituiti e sostituenti. Per ogni articolo è anche possibile indicare, oltre a quello abituale, un numero indefinito di fornitori per ciascuno dei quali vengono mantenute le specifiche codifiche, descrizioni e condizioni di acquisto (prezz o e sconti). Gli articoli di magazzino possono essere valorizzati secondo vari metodi (Costo medio, LIFO, FIFO, etc.).

Su ciascun articolo di magazzino è previsto il prezzo normale di vendita, eventualmente distinto per lotti di quantità, e l’eventuale categoria di sconto normale. E’ comunque possibile creare listini personalizzati per cliente e per articolo nei quali indicare la specifica categoria di sconto o il prezzo di vendita effettivo da applicare. Tali prezzi verranno semplicemente proposti, mai imposti e possono essere adeguati automaticamente (in percentuale o in valore assoluto) secondo scelte atte a selezionare gli articoli interessati.

Ogni movimento (o riga di documento) può essere caratterizzato con una sigla di competenza alla quale l’operatore assegna il significato desiderato. Tale sigla ha la specifica funzione di caratterizzare in modo preciso ogni singolo movimento. La somma coerente dei movimenti con la stessa competenza può rappresentare la globale movimentazione della competenza stessa. Se si ipotizza, per esempio, di assegnare alla sigla di competenza il significato di deposito, sarà così possibile ottenere la globale movimentazione del deposito in termini di magazzino, tipo di movimento e/o di documento, articolo, cliente, fornitore, eccetera.

Un documento (preventivo, ordine a fornitore, ordine da cliente, ordine di prelievo, commessa, bolla/DDT, ricevuta fiscale, fattura) è essenzialmente composto da una testata, da una serie di righe e dagli eventuali automatici totali. In testata vengono riportate tutte le informazioni comuni (tipo del documento, data del documento, cliente o fornitore di competenza, eventuale pagamento e sconti, dati informativi sul trasporto, eccetera) e nelle righe l’analisi degli articoli, delle quantità e dei valori, eccetera. Ogni riga può essere caratterizzata con un codice di competenza e verrà tradotta, di fatto, in un movimento semplice che manterrà però l’appartenenza al documento. Sono ammesse anche righe puramente descrittive, ovvero che non fanno riferimento ad alcun articolo, quantificate/valorizzate o meno. Le procedure prevedono la gestione di molti tipi di documento, ciascuno diverso dall’altro come struttura e trattamento, ma, da un punto di vista operativo, concettualmente identici. La gestione dei var i documenti, pur diversi, è quindi similare, dal loro primo inserimento alla correzione, stampa ed elaborazione.

e Ordini da clienti Identificando l’ordine dal cliente come il documento che rende necessario attivare tutte le operazioni indispensabili all’evasione dello stesso ed equiparando il reintegro del magazzino (volontario o automatico in funzione delle scorte minime stabilite) a un ordine interno, gli operatori dei vari settori possono conoscere con esattezza tutte le informazioni relative alla disponibilità (reale o scaglionata nel tempo), tenendo separatamente conto anche di documenti in attesa di conferma, delle merci di cui disporre. Se necessario potranno essere generati gli ordini ai fornitori e/o le commesse di produzione. Ciò può avvenire automaticamente oppure sotto la supervisione dell’operatore che apporterà le variazioni utili per una gestione complessiva più efficiente. Quando tali documenti verranno confermati (per esempio all’atto della conferma d’ordine del cliente) impegneranno i prodotti per la futura consegna che risulteranno in tal modo indisponibili per ulteriori e successive richieste . Con un intervento esplicito l’operatore potrà comunque “liberare” i collegamenti e gli impegni originari ed, eventualmente, crearne di nuovi. Gli ordini dai clienti potranno essere evasi parzialmente o totalmente per un numero indefinito di consegne. Ogni riga, o l’intero documento, potrà essere dichiarata chiusa anche se non totalmente evasa. Ad ogni evasione può essere emesso automaticamente il relativo documento di consegna (bolla/DDT). E’ anche prevista la gestione dei preventivi a clienti. Documenti simili all’ordine, ma senza alcun effetto sul magazzino, che potranno essere automaticamente trasformati in ordine se e quando accettati.

Gli ordini ai fornitori possono essere generati in automatico o con intervento e/o comando esplicito da parte dell'operatore. Il fornitore, salvo proposta dell’abituale e/o più conveniente fra quelli dell’articolo, sarà deciso dall’operatore. Gli ordini a fornitori possono interessare anche articoli oggetto di produzione interna/esterna. Possono essere evasi anche parzialmente e/o chiusi anche se non totalmente evasi. Sarà possibile verificarne le consegne ed emettere gli eventuali solleciti. L'evasione degli ordini a fornitori provvede a generare in automatico il documento di carico (bolla/DDT). E' previsto lo scadenzario ordini.

Le bolle/DDT di consegna e/o di accompagnamento possono essere emesse in automatico dalle operazioni effettuate su altri documenti (evasione di ordini clienti e/o commesse) ed anche esplicitamente per volontà dell'operatore. Possono essere stampate o ristampate in ogni momento. Le bolle/DDT di scarico fatturabili potranno essere automaticamente raggruppate in una o più fatture per l'emissione automatica di queste ultime. Le bolle/DDT di carico possono essere gestite automaticamente e/o manualmente. Sono previste anche bolle di uscita particolari (prestito d'uso, visione, etc.) che permettono di gestire quantità e valori diversificati da quelli normali di scarico per vendita.

Le fatture, automatiche da raggruppamento bolle o esplicitamente inserite dall'operatore, possono essere stampate e ristampate a discrezione dell'operatore. Potranno generare i conseguenti movimenti contabili e di scadenzario nonché gli effetti attivi in funzione del tipo di pagamento. Questi ultimi potranno essere generati anche su supporto magnetico (RIBA elettroniche) e così consegnati alla banca. Le fatture possono riportare anche l’agente/venditore di competenza e, per ogni riga, la relativa percentuale di provvigione. Il conteggio delle provvigioni per ogni agente/venditore sarà quindi automatico.

E' prevista anche la gestione delle fatture estero con emissione dei documenti pro-forma e definitivi. Le fatture estero verranno gestite in valuta ed in lingua e potranno essere poi convertite in documenti contabili con gli effetti automatici conseguenti. E’ possibile intervenire su tutte le descrizioni della fattura estero allo scopo di farne coincidere i contenuti con la lettera di credito di origine.

Tutti i moduli prefincati (in particolare, bolle/DDT e fatture) possono essere (opzionalmente) “disegnati” dall’operatore. Ogni documento, stampato o meno su modulo prefincato, riporterà il riferimento esplicito ed univoco all'eventuale documento di origine o di semplice riferimento/collegamento. In ogni documento vengono previsti opportuni campi per la gestione dei riferimenti con l'esterno (ordine del cliente, commessa esterna, etc.).

Per ogni articolo, cliente, fornitore, etc. è sempre possibile visualizzare o stampare la scheda con l’analisi dei movimenti e documenti, anche per competenza.

La CONTABILITA' ANALITICA è quella parte del programma che permette, oltre alla gestione dei magazzini, di tenere la gestione dei centri di costo e di tutte le attività produttive per ottenere le analisi dei costi di produzione per unità di produzione e per unità di prodotto. Ogni voce di magazzino può essere misurata con 2 diverse unità di misura: es.: per chi produce suini o comunque vende animali, si possono misurare sia a numero che a peso. In questo modo si possono avere le statistiche sia per capo che per peso. E' possibile la suddivisione delle ATTIVITA' DI PRODUZIONE in fasi definibili dall'utente, per esempio (CONCIMAZIONE, PREPARAZIONE DEL TERRENO, SEMINA, DISERBO, RACCOLTA ECC); in questo modo l'analisi della scheda di un'attività di produzione può essere distinta a seconda della fase produttiva. E' inoltre stata prevista la possibilità di registrare sulle attività, i costi provenienti dai Centri di Costo, suddividendo il totale di un centro di costo per COMPETENZE PERCENTUALI. Per esempio i costi generali, possono essere distribuiti automaticamente secondo percentuali impostate dall'utente, sulle diverse attività aziendali.